راهنمای کاربردی نرم‌افزارهای تجارتی
توسعهٔ نرم‌افزارهای تجارتی
بدانید نرم‌افزارهای مدیریتی چگونه کاربران، معلومات و روندهای کاری را به هم وصل می‌کنند، چه کمکی می‌توانند بکنند و چگونه سیستم مناسب را انتخاب، ایجاد و نگهداری کنید.
نرم‌افزار تجارتی چیست؟
نرم‌افزار تجارتی چیست؟
از کار واقعی کاربران شروع کنید
نرم‌افزار تجارتی به یک سازمان کمک می‌کند معلومات را ثبت کند، وظایف را هماهنگ سازد و عملیات خود را پیگیری کند. چنین سیستمی می‌تواند برای یک فعالیت مشخص باشد یا چند بخش را از طریق معلومات مشترک و قواعد توافق‌شده به هم وصل کند.
ثبت دوبارهٔ معلومات در فایل‌های جدولی، اختلاف موجودی، تأییدات نامشخص و گزارش‌هایی که دستی تهیه می‌شوند، از مشکلات معمول‌اند. پیش از انتخاب امکانات و تکنالوژی باید کاربران و همین مشکلات شناخته شوند.
ارزش قابل سنجش را مشخص کنید
ارزش قابل سنجش را مشخص کنید
وضعیت آغاز را ثبت کنید و نتیجه را پس از راه‌اندازی بسنجید. معیار مناسب به نوع کار بستگی دارد.
کاهش ثبت تکراری
تعداد ثبت‌های دوباره و اصلاحات را در کارهای مرتبط بررسی کنید.
روشن‌شدن پیشرفت کار
درخواست‌های منتظر و مدت انتظار برای اقدام را پیگیری کنید.
دسترسی آسان‌تر به معلومات
زمان پیداکردن یک سند یا آماده‌کردن گزارش را اندازه بگیرید.
هماهنگی بیشتر سوابق
معلومات ثبت‌شده را با نتیجهٔ بررسی واقعی، مانند شمارش موجودی، مقایسه کنید.
انواع سیستم‌ها
کدام سیستم‌ها به مدیریت تجارت کمک می‌کنند؟
این دسته‌ها می‌توانند مستقل باشند یا به هم وصل شوند. ERP چند بخش مرتبط تجارت را یک‌جا می‌کند؛ هر نرم‌افزار با کاربرد محدود، ERP نیست.
مدیریت ارتباط با مشتریان — CRM
سوابق مشتری، فرصت‌های فروش، ارتباطات و درخواست‌های خدمات.
برنامه‌ریزی منابع سازمان — ERP
بخش‌های مرتبط مانند خرید، فروش، مالی، موجودی و منابع بشری.
حسابداری و امور مالی
عملیات مالی، دریافتنی‌ها، پرداختنی‌ها و گزارش‌ها بر اساس قواعد مشخص حسابداری.
موجودی و گدام
ورود، خروج، انتقال، شمارش و پیگیری گردش کالا.
منابع بشری و معاشات
پروندهٔ کارمند، حاضری، رخصتی و محاسبات معاش بر اساس قواعد توافق‌شده.
خرید و سفارش‌ها
درخواست خرید، تأییدات، سفارش به عرضه‌کننده، دریافت و پیگیری تحویل.
پروژه و عملیات
وظایف، مسئولیت‌ها، زمان‌بندی و پیشرفت در مراحل مشخص کار.
اسناد و تأییدات
نسخه‌های سند، درخواست‌ها، تصمیم‌های بررسی و دسترسی کنترل‌شده.
داشبورد و گزارش‌دهی
شاخص‌های عملیاتی بر اساس سوابقی که تعریف و تکمیل آن‌ها روشن است.
یک روند کاری مرتبط
یک روند کاری مرتبط چگونه پیش می‌رود؟
سفارش فروش یک مثال ساده است که ارتباط معلومات مشترک و مسئولیت بخش‌ها را نشان می‌دهد.
-
ثبت سفارش
مشتری، کالا، مقدار و شرایط توافق‌شده ثبت می‌شوند.
-
بررسی موجودی
موجودی قابل استفاده بررسی و کمبود مشخص می‌شود.
-
تأیید سفارش
شخص صلاحیت‌دار شرایطی را که نیاز به تأیید دارند بررسی می‌کند.
-
آماده‌سازی و تحویل
مسئول گدام آماده‌سازی و مقدار واقعاً ارسال‌شده را ثبت می‌کند.
-
پیگیری پرداخت
مبلغ دریافت‌شده و باقی‌ماندهٔ حساب ثبت می‌شوند.
-
بررسی نتیجه
وضعیت تحویل، پرداخت و گزارش‌های مربوط نمایش داده می‌شوند.
نبود موجودی
مشخص شود مقدار ناموجود منتظر بماند، بخشی تحویل شود یا سفارش رد شود.
لغو سفارش
صلاحیت لغو و روش برگشت رزروها یا اسناد مرتبط تعیین شود.
برگشت کالا
پیش از اصلاح موجودی یا حساب، مقدار و وضعیت کالای برگشتی بررسی شود.
پرداخت بخشی از مبلغ
مبلغ دریافت‌شده و باقی‌مانده مطابق شرایط توافق‌شده روشن بماند.
امکانات کاربردی
امکاناتی برای روشن‌ترشدن کار روزانه
این‌ها قابلیت‌های قابل طراحی‌اند؛ فهرست خودکار امکانات هر پروژه نیستند.
کاربران و صلاحیت‌ها
دسترسی به سوابق و عملیات بر اساس نقش و مسئولیت محدود می‌شود.
گردش تأیید
تصمیم‌ها بر اساس قواعدی مانند نوع درخواست یا مبلغ به شخص مناسب فرستاده می‌شوند.
جست‌وجو و فیلتر
سوابق با فیلدها و ترکیب‌های مناسب به‌آسانی پیدا می‌شوند.
اعتبارسنجی و وضعیت
معلومات ضروری بررسی و جابه‌جایی مجاز میان مراحل کار کنترل می‌شود.
اعلان‌ها
یادآوری‌ها و خبرهای لازم از راه‌های توافق‌شده فرستاده می‌شوند.
تاریخچهٔ تغییرات
تغییر مهم، زمان آن و کاربر مسئول ثبت می‌شوند.
ورود و خروج معلومات
قالب‌های مورد توافق با بررسی صحت معلومات و صلاحیت دسترسی منتقل می‌شوند.
گزارش‌ها و شاخص‌ها
تعریف‌ها، دوره‌های زمانی و دسترسی‌های مشخص، تفسیر درست نتیجه را آسان می‌کنند.
انتخاب روش مناسب
نرم‌افزار آماده، سفارشی‌سازی یا ساخت اختصاصی؟
انتخاب را با نیاز واقعی، بودجه و توان نگهداری سیستم مقایسه کنید.
نرم‌افزار آماده
از یک محصول موجود استفاده می‌شود.
زمان مناسب استفاده: وقتی امکانات استاندارد نیازهای اصلی را پوشش دهند مناسب است.
موارد قابل بررسی: اشتراک، محدودیت‌ها، خروجی معلومات و وابستگی به عرضه‌کننده بررسی شوند.
سفارشی‌سازی محصول موجود
یک بستر موجود برای پوشش نیازهای مشخص تغییر می‌کند.
زمان مناسب استفاده: وقتی تغییرات محدود فاصله‌های مهم را پُر کنند مناسب است.
موارد قابل بررسی: حد تغییرات و سازگاری با به‌روزرسانی‌های آینده بررسی شوند.
توسعهٔ اختصاصی
سیستم بر اساس روندها و اتصال‌های مشخص ساخته می‌شود.
زمان مناسب استفاده: وقتی نیازهای اساسی با محصولات موجود تفاوت زیاد داشته باشند مناسب است.
موارد قابل بررسی: زمان ساخت، مستندات و نگهداری دوامدار از آغاز در نظر گرفته شوند.
اتصال و انتقال معلومات
اتصال معلومات و آمادگی برای انتقال
نرم‌افزار موجود می‌تواند همچنان بخشی از راهکار باشد.
API، تبادل فایل تأییدشده یا رابط‌های پشتیبانی‌شده می‌توانند سیستم‌ها را به هم وصل کنند. امکان اتصال به دسترسی، مستندات، مجوزها و توانایی عرضه‌کنندهٔ سیستم دیگر بستگی دارد.
انتقال معلومات کار جداگانه است: سوابق قبلی بررسی شوند، ارتباط فیلدها مشخص شود، موارد تکراری اصلاح شوند، انتقال آزمایشی انجام شود و پیش از جابه‌جایی نهایی نتایج تطبیق شوند. مسئول تأیید کیفیت معلومات نیز تعیین شود.
- سیستم مرجع برای هر نوع معلومات مشخص شود.
- زمان انتقال و تأخیر قابل قبول تعیین شود.
- برای خطا، تلاش دوباره و جلوگیری از ثبت تکراری روش مشخص وجود داشته باشد.
- مسئول نظارت و رفع خطاهای انتقال تعیین شود.
امنیت و دسترسی
محافظت از معلومات و برنامه‌ریزی دسترسی روزانه
قابل اعتمادبودن به پیاده‌سازی و نگهداری درست نیاز دارد؛ فقط نام یک قابلیت کافی نیست.
امنیت و پاسخ‌گویی
صلاحیت مناسب، ارتباط محافظت‌شده، به‌روزرسانی و بررسی دسترسی‌های غیرضروری در نظر گرفته شوند.
تاریخچهٔ تغییرات فعالیت مهم را توضیح می‌دهد؛ جای نسخهٔ پشتیبان را نمی‌گیرد و از هر حادثه جلوگیری نمی‌کند.
نسخهٔ پشتیبان و بازیابی
محتوای نسخهٔ پشتیبان، محل نگهداری، مدت حفظ و افراد مجاز به دسترسی مشخص شوند.
بازیابی آزمایش و هدف‌های آن توافق شوند. داشتن فایل پشتیبان به‌تنهایی موفقیت بازیابی را ثابت نمی‌کند.
وب، موبایل، آفلاین و میزبانی
برنامهٔ تحت وب در مرورگر استفاده می‌شود. نمایش مناسب موبایل و اپلیکیشن بومی دو تحویل‌دادنی متفاوت‌اند.
کار آفلاین به طراحی ذخیرهٔ محلی، همگام‌سازی و حل اختلاف معلومات نیاز دارد.
میزبانی ابری یا داخلی روی دسترسی، هزینه و مسئولیت نگهداری اثر دارد؛ انتخاب باید مطابق نیاز عملیاتی باشد.
مراحل توسعه
از شناخت کار تا استفادهٔ روزانه از سیستم
خروجی هر مرحله را بررسی کنید و بازخورد را به پایان پروژه موکول نکنید.
-
شناخت نیاز
کاربران، روندهای فعلی، مشکلات و نتیجهٔ مورد انتظار مشخص می‌شوند.
-
توافق بر دامنه
امکانات اولویت‌بندی و معیارهای قابل مشاهدهٔ پذیرش تعیین می‌شوند.
-
طراحی
ارتباط معلومات، صلاحیت‌ها و نمونهٔ صفحه‌های مهم بررسی می‌شوند.
-
ساخت مرحله‌ای
بخش‌های قابل استفاده نمایش داده می‌شوند و بازخورد مرتبط اعمال می‌شود.
-
آزمایش و انتقال
حالت‌های واقعی، حدود دسترسی، استثناها و معلومات انتقال‌یافته بررسی می‌شوند.
-
آموزش و راه‌اندازی
راهنمای متناسب با نقش‌ها، اجرای آزمایشی و برنامهٔ آغاز استفاده آماده می‌شوند.
-
نگهداری
بر عملکرد نظارت می‌شود، اشکال‌ها رفع، وابستگی‌ها به‌روز و تغییرات مدیریت می‌شوند.
هزینه‌ها و مسئولیت‌ها
پیش از تعهد، انتظارها را روشن کنید
فرض‌ها و مسئولیت‌ها در پیشنهاد و توافق پروژه مشخص شوند.
هزینه و زمان
روندها، صلاحیت‌ها، گزارش‌ها، اتصال‌ها، انتقال معلومات و آفلاین‌بودن از تعداد صفحه‌ها مهم‌ترند.
هزینه‌های دوامدار
سرور، خدمات بیرونی، نظارت، آموزش و نگهداری پس از راه‌اندازی در بودجه باشند.
مالکیت و قابلیت انتقال
حقوق معلومات و کد، قالب خروجی، مستندات، تحویل دسترسی و شرایط پایان همکاری مشخص شوند.
پشتیبانی و کار آینده
رفع اشکال، امکانات تازه و مدیریت سرور تفکیک شوند؛ حدود پوشش و شیوهٔ پاسخ‌گویی توافق شوند.
پرسش‌هایی که باید زود مطرح شوند
این پاسخ‌ها به شناخت نیاز کمک می‌کنند؛ مشخصات توافق‌شده تعیین می‌کنند چه چیزی تحویل می‌شود.
آیا هر تجارت به ERP نیاز دارد؟
نخیر. یک برنامهٔ متمرکز یا محصول آمادهٔ مناسب ممکن است مشکل اصلی را با پیچیدگی کمتر حل کند.
آیا معلومات Excel قابل انتقال است؟
اغلب پس از بررسی قالب، پاک‌سازی سوابق و تعیین ارتباط فیلدها ممکن است. نتیجهٔ ورود آزمایشی باید پیش از انتقال نهایی تطبیق شود.
آیا در موبایل کار می‌کند؟
استفاده در مرورگر با طراحی مناسب موبایل قابل برنامه‌ریزی است. اپلیکیشن بومی کار جداگانه است، مگر صریحاً در دامنه باشد.
آیا با انترنت ضعیف یا بدون انترنت کار می‌کند؟
وضعیت واقعی ارتباط بررسی شود. کار آفلاین به تعیین وظایف پشتیبانی‌شده، ذخیرهٔ محلی و قواعد همگام‌سازی نیاز دارد.
آیا بعداً شعبه و نقش کاربری اضافه می‌شود؟
می‌توان برای آن برنامه‌ریزی کرد، اما حدود دسترسی، معلومات مشترک و قواعد گزارش‌دهی باید طراحی و آزمایش شوند.
آیا به سیستم دیگری وصل می‌شود؟
پیش از وعدهٔ اتصال باید رابط پشتیبانی‌شده، مجوزها و محدودیت‌های همان سیستم بررسی شوند.
آیا نرم‌افزار صرفه‌جویی را تضمین و همهٔ اشتباه‌ها را حذف می‌کند؟
نخیر. هدف قابل سنجش تعیین و نتیجه بررسی شود؛ کیفیت معلومات، آموزش و مسئولیت روند همچنان مهم‌اند.
پس از تحویل چه می‌شود؟
برنامهٔ نگهداری و شرایط روشن مالکیت، خروجی معلومات و تحویل دسترسی لازم‌اند. بهبودها و پشتیبانی مسئولیت مشخص می‌خواهند.
راهنمای اصلی را مطالعه کنید
منابع اصلی برای مفاهیم این راهنما هستند و تأییدیهٔ یک پیاده‌سازی مشخص محسوب نمی‌شوند.
- IBM: برنامه‌ریزی منابع سازمان
دامنهٔ ERP و ارتباط بخش‌های مختلف تجارت.
- IBM: نرم‌افزارهای سازمانی
انواع برنامه‌های سازمانی و کاربرد عملی آن‌ها.
- IBM: اتصال نرم‌افزارهای سازمانی
ارتباط برنامه‌های موجود و جریان معلومات.
- GOV.UK: مرحلهٔ شناخت نیاز
شناخت کاربران و مشکلات پیش از تعهد به یک راهکار.
- NIST: چارچوب توسعهٔ امن نرم‌افزار
روش‌های امنیتی در طول توسعه و نگهداری.
از روند کار شروع کنید، نه فهرست امکانات
بگویید چه کسانی کار را انجام می‌دهند، معلومات کجا ثبت می‌شود، کدام بخش دشوار است و چه نتیجه‌ای اهمیت دارد. این جزئیات به تعیین قدم مناسب بعدی کمک می‌کنند.